Przechowywanie e-faktur - drukować czy nie?
Zdjęcie: Designed by Pressfoto
Odkąd przedsiębiorcy zaczęli wystawiać e-faktury, pojawiło się pytanie, jak je prawidłowo przechowywać. Czy ta kwestia została uregulowana przez ustawodawcę?
Kiedy fakturę można uznać za fakturę elektroniczną?
Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT jest to faktura wystawiona przez sprzedawcę i otrzymana przez nabywcę w dowolnym formacie elektronicznym.
Jeżeli faktura została stworzona w programie komputerowym, ale wręczona kupującemu w formie papierowej, to nie jest to już e faktura. Analogicznie sytuacja ma się wówczas, gdy faktura w wersji papierowej zostanie wprowadzona do pamięci komputera, a następnie drogą elektroniczną przesłana nabywcy. Taka faktura przestaje być fakturą papierową – to już faktura elektroniczna.
Przez ile lat trzeba przechowywać faktury w formie elektronicznej?
Zarówno efaktury, jak i faktury papierowe muszą być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przedsiębiorca był zobowiązany uregulować kwotę tytułem podatku. Przez ten czas podatnik musi przechowywać faktury, bo – zgodnie z przepisami – jest zobowiązany udostępnić je organowi podatkowemu na wezwanie.
Jak przechowywać e-faktury?
Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na elektroniczny obieg faktur, muszą poznać zasady przechowywania takich dokumentów. Kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Zgodnie z §6 przywołanego rozporządzenia, elektroniczne faktury powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób. Ważne jednak, aby zastosowany sposób przechowywania gwarantował:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność poszczególnych faktur,
- łatwe odszukanie faktury,
- bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Przedsiębiorca ma przy tym wybór, czy będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej, czy też papierowej. Wybierając pierwsze rozwiązanie, efaktury mogą być przechowywane np. na dysku twardym.
Siedziba firmy za granicą a przechowywanie faktur
Firma może mieć siedzibę poza Polską. W takiej sytuacji elektroniczne faktury również mogą być przechowywane w formie elektronicznej, ale przedsiębiorca musi organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej zapewnić elektroniczny dostęp do tych dokumentów.
Autor: Zespół maszfakture.pl
< Poprzedni wpis Następny wpis >